“互联网+”时代如何破解招标文件编制的难题

发布日期:2016-03-16

             招标文件记载着招标投标活动的游戏规则。在招标投标全过程中,各相关主体除了遵守招标投标相关的法律法规要求之外,还必须遵守招标文件的要求,因此招标文件具有法律效力。同时,招标文件是招标代理机构提供服务最重要的成果文件之一。随着招标代理服务的市场化不断深入,招标代理机构面临着从程序性服务向专业化服务甚至顾问式服务的转型,对招标文件质量的要求也就越来越高。

    在“互联网+”的时代,所有的传统应用和服务都可能被互联网改变,招标文件的编制也应与云计算、大数据等新一代信息技术相融合创新,产生新的模式。

    一、招标文件编制的难题

    招标代理机构和招标行业的从业人员,是否会经常为编制招标文件而犯愁?编写招标文件时找不到合适的参考文档,无从下手;拿一份历史项目招标文件编制时,反复检查难免还是会漏改一些地方;每个业务员编写的招标文件格式都带有明显的个人特色,业务员水平各异,不审核不放心,审核工作量又太大;业主抱怨不同业务员提供的招标文件风格不尽相同,不专业;多年下来招标项目做了很多,公司却没沉淀下什么知识财富,核心业务员一走,很多事情就搞不定了;新进员工上手非常慢,每个文档都要逐字逐句审

    这些问题相信在招标代理机构属于普遍现象,那怎么处理呢?

    招标代理机构或者业务能手为此煞费苦心,想了很多对策,主要包括:

    (1)业务员整理一些招标文件模板,将文件分类,方便使用;

    (2)信息化能力强的业务员自己建一个小的数据系统,或者利用Office邮件合并功能,结合梳理的模板,替换些内容,减轻些工作量;

    (3)集结各业务能手或者请外部专业咨询公司统一制订几套招标文件模板,供业务员使用;

    (4)聘请几名行业资深专家专职负责审核招标文件;

    (5)建立OA系统,审批都从系统内流转。

    以上这些方式都是非常值得肯定的尝试,但它们还是无法系统性地解决招标文件编制的问题。

    二、信息化解决思路及执行方案

    信息技术发展到今天,为很多传统问题的解决提供了行之有效的手段。就招标文件编制而言,可以采用模板化和标准化的思路,通过招标文件模板定义软件及招标文件编制软件实现模板化的定义及编制,从而系统地解决招标文件编制的难题。

    笔者认为,真正合适用来定义招标文件模板和编制招标文件软件必须具备以下几个要素:

    (1)模板定义可按章节拆分编制并组合生成,并支持按章节锁定内容;

    (2)模板支持自定义变量,设定变量的名称、类型(日期、数字、文本或者下拉选择等)、长度限制等,如招标项目编号、招标项目名称、标书售价;

    (3)模板支持自定义表单,自由设定表单的列,列的名称和属性等,如投标一览表、分项报价表、技术参数表;

    (4)支持历史版本回溯,推送更新;

    (5)承袭现有的作业模式,软件结合成熟的文档处理工具,如MS Office Word、WPS,随心所欲设定文档样式,不需要另行安装专用的文档处理软件。

    如此,招标文件模板就是固定文本、变量以及表单的结合体,并可细分成章节,可灵活的拆分组合。

    招标文件编制软件必须具备以下要素:

    ①支持选择合适的招标文件模板编制;②支持按格式录入模板内设定的自定义变量数据;③支持按格式录入模板内设定的自定义表单数据;④替换招标文件模板内定义的变量和表单值,按章节自动合并成完整的招标文件;⑤提交后可自动流转至管理者处审批;⑥管理者只需查阅变量和表单数据以及未被锁定的招标章节内容,审核通过或驳回,并加以批注;⑦最好支持自动转换成PDF,流转至签章人员处进行电子签章;⑧招标文件可保留历史版本,供翻阅,并记录版本摘要;⑨支持自动归档入库,变量及表单数据形成格式化业务数据库,形成文档库,方便查询和调阅;⑩承袭现有的作业模式,软件结合成熟的文档处理工具,如MS Office Word、WPS,随心所欲设定文档样式,不需要另行安装专用的文档处理软件。

    招标文件模板定义和招标文件编制软件的关系密切,原则上不应彼此独立存在,而且它们都是供招标机构员工使用的,因此完全可以很好地融合在一起,用同一个软件覆盖这两类功能。

    找到合适的招标文件模板定义与招标文件编制软件之后,招标机构还必须不断梳理和总结各类招标文件模板,这样才能覆盖更多类型的项目,并实现招标文件的精细化管理。梳理招标文件模板主要有以下工作:

    (1)在公司内组建模板编制的虚拟团队,团队由各业务专家组成或者聘请外部专业咨询公司,主管领导牵头负责,制定完整的工作计划;

    (2)按多种维度梳理模板分类,根据项目分类产品品类资金来源以及业主类型等梳理出清单;

    (3)按模板划分章节目录结构,抽取出固定文本、变量和表单;

    (4)将所有模板整理出的变量和表单汇总,合并抽取出共性部分,形成变量库以及表单库;

    (5)将梳理的模板记录入软件,利用历史项目数据编制文档进行适用性和正确性验证,调整优化;

    (6)将验证通过的模板正式投入使用,通过实际运行情况不断优化模板,发布新版本模板。

    按照这样的思路整理好招标文件模板之后,可以发现,最初提出的问题得以解决,并可以收到很好的收益:一是规范了招标文件格式,风格及内容高度统一;二是业务员编制招标文件时只需关注变量及表单内容,大大降低了人为差错;三是新业务员上手编制业务招标文件时只需调用模板后填充项目数据,并且可利用历史的项目数据,上手难度大大降低;四是所有的文档都归入文档库,便于知识积累、传承和共享;五是所有抽取出的变量数据和表单数据形成完整的业务数据库,包括评标标准库、技术参数库、分项目录库等,为公司的专业化道路打下坚实的基础。

    三、“互联网+”编制招标文件

    利用信息化手段解决编制招标文件的问题的确行之有效,但问题是否全部解决了呢?采用模板方式编制招标文件的前提,是已有可以用作招标文件模板的范本,但如果接手一个从未接触过的行业或产品,没有现成的范本供参考,又该如何下手呢?

    这样的问题招标代理机构其实经常会碰到。请专家性价比太低,如果不请,又会被招标人质疑不够专业,这种情出现多了招标代理机构将陷入流程服务的窘境

    俗话说,太阳底下无新鲜事。对于自身而言是新的行业、新产品,但其他代理机构或者个人可能对此已是轻车熟路,早已有了成熟的范本和模板。那么,何不建设一个互联网平台,让大家共享招标文件范本和模板呢?

    也许有人会问,招标公司最有价值的东西,也就是招标文件范本和模板,拿出去分享会影响企业的竞争力。但是细究起来,真正的专业服务,远不止拥有一套招标文件那么简单,至少应该拥有辨别文件好坏更新招标文件的能力。更进一步,需要对标的有深刻的理解,对业主的诉求有准确的把握,对潜在投标人的状况有全面了解,这些知识和经验并非一朝一夕可以掌握的。再说,共享也未必完全免费,完全可以构建一种新的定价机制。

    时代在变迁,在“互联网+”时代,需要开放胸怀,敢于尝试和创新,突破传统模式。一个人顶不过一个团队,一个团队也无法战胜互联网,越是封闭越是落后。变革已经是当务之急。相信不久就会有人迈出“互联网+”编制招标文件的第一步。

 

 

来源:《招标采购管理》   (作者单位:杨华,中煤招标有限责任公司;汤海华,上海汇招信息技术有限公司)